Senior adviseur IV, team BO&A

Wat ga je doen?

De unit Informatievoorziening (IV) leidt en begeleidt uiteenlopende digitaliseringsprojecten en adviseert de organisatie over uiteenlopende IV-ontwikkelingen. Binnen de organisatie hebben zij een spilfunctie op het gebied van informatiemanagement en ondersteunen en faciliteren zij de organisatie bij de digitale transitie.  

Unit IV bestaat op dit moment uit 6 medewerkers en we zoeken uitbreiding omdat er veel werkzaamheden op gebied van informatievoorziening op de rechtspraak en de rechtbank Den Haag afkomen. De unit bestaat uit 3 (senior) adviseurs, 1 implementatiecoördinator IV, 1 medewerker middelenbeheer en een meewerkend unithoofd. Sinds begin 2023 is ook procesoptimalisatie binnen de rechtbank een belangrijk onderwerp. We willen bereiken dat processen efficiënter uitgevoerd kunnen worden en we daarmee tijdiger, transparanter en toegankelijker kunnen rechtspreken.

Op termijn is het streven om procesoptimalisatie ook als hefboom voor digitalisering te gebruiken en daarmee nog integraler te gaan werken binnen de unit, maar voorlopig ligt de focus van procesoptimalisatie niet primair op digitalisering, maar op het optimaliseren van processen in de primair-procesteams (en op enig moment bij de bedrijfsvoeringsprocessen).

Als senior adviseur IV ben je samen met een implementatiecoördinator betrokken bij alle digitale projecten die op de rechtbank afkomen. Deze betrokkenheid varieert van projectleider en procesbegeleider tot aan bestuursadviseur en trekker van een pilot. IVO Rechtspraak is de organisatie die de digitalisering van projecten technisch voorbereidt (voorbeelden zijn Digitale Toegang, Digitaal Werkdossier, en renovaties en vernieuwingen van processystemen), waarna deze per rechtbank worden geïmplementeerd in samenwerking met de implementatiemanager van IVO. Deze projecten kunnen klein zijn of heel groot en kunnen betrekking hebben op een applicatie met weinig gebruikers binnen de rechtbank of op rechtbankbrede applicaties met meer dan 1000 gebruikers. Samen met het (primair proces-) team waar de implementatie plaatsvindt en in samenwerking met IVO stel je een impactanalyse op van het nieuwe proces, waarbij jij bepaalt wat jouw benodigde rol is en die van de unit. Dit stem je af met het unithoofd, zodat er zowel voor de organisatie als geheel als de unit IV bekeken kan worden wat het verwachte capaciteitsbeslag en de impact van de verandering is. Indien nodig stel je samen met het unithoofd een memo op voor het bestuur (in geval van grote projecten en/of majeure wijzigingen) waarin verslag wordt gedaan van wat er nodig is om succesvol te kunnen implementeren, wat evt. risico’s zijn, wat de grootste organisatiewijzigingen zijn en/of welke organisatieverandering ermee gemoeid is. In voorkomende gevallen stel je een projectplan op en voer je dit als projectleider uit. Hiervoor is het belangrijk dat je overzicht hebt van alle implementaties vanuit IVO en weet wat de samenhang en eventuele risico’s voor de teams zijn. In overleg met de implementatiecoördinator wordt vervolgens altijd een implementatieteam opgesteld waarin zowel inhoudelijke disciplines zijn vertegenwoordigt als bedrijfsvoering (zoals bijvoorbeeld P&O, Financiën Communicatie).

Naast de projecten van IVO hebben we ook ‘eigen lokale’ projecten die veelal zien op organisatieverandering (voorbeelden zijn het centraal beleggen van het publiceren van uitspraken, het (her-)inrichten van zittingszalen op gebied van hybride zittingen, het verbeteren van telefonische bereikbaarheid en de grootschalige vernieuwbouw van het Paleis van Justitie die eraan komt). Bij deze projecten wordt in samenspraak met het unithoofd en de rest van het team bepaald welke werkzaamheden nodig zijn en wie wat doet. Meer nog dan bij de projecten die vanuit IVO op ons afkomen is het van belang dat het bestuur nauw wordt aangehaakt op deze projecten door middel van onder meer memo’s en notities. In voorkomende gevallen zal het bestuur ook om advies vragen en is het taak van unit hier adequaat en organisatiebewust op te antwoorden. Dat is soms een uitdaging omdat er binnen de rechtbank altijd veel verschillende en soms tegenstrijdige belangen spelen (zoals bijvoorbeeld snelheid van het proces t.o.v. kwaliteit van de procesgang of informatiebehoefte/data t.o.v. veiligheid/AVG). Het is belangrijk om deze belangen allemaal mee te nemen in het advies en de manier van werken zonder daarbij te stagneren in de voortgang. Hierbij moet je kunnen schakelen tussen verschillende profielen van mensen en kunnen samenwerken met, bijvoorbeeld, zowel rechters als uitvoerend administratief medewerkers.    

Tot slot verlangen wij in deze functie ook dat er ingespeeld en gemonitord wordt op relevante ontwikkelingen uit de teams, dat er landelijk overleg wordt gepleegd met andere senior adviseurs IV (van andere gerechten) en dat er proactief wordt mee gedacht over de ontwikkeling en digitalisering van de rechtbank, in afstemming op maatschappelijke ontwikkelingen, maar vooral in overstemming met de politiek-bestuurlijke omgeving waarin de rechtbank verkeert.

Het cluster Bestuursondersteuning en –advisering (BO&A) maakt onderdeel uit van het MT Bedrijfsvoering en draagt bij aan de maatschappelijke functie van de rechtspraak door het primair proces, leidinggevenden en het gerechtsbestuur te ondersteunen en te adviseren. Hierin fungeert het cluster als kritisch klankbord en bewaken wij de kwaliteit van dienstverlening en werkprocessen. De unit IV maakt deel uit van het cluster BO&A. Als BO&A staan wij voor samenwerking, collegialiteit en integraal denken en adviseren. Wil je dit samen met ons verder brengen en nog meer inzetten op de onderlinge verbanden, dan is dit een mooie uitdaging.

Rechtbank Den Haag draagt zorg voor integere, tijdige en effectieve beslechting van geschillen, berechting van strafbare feiten en toezicht op curatoren, bewindvoerders en mentoren van kwetsbare personen en organisaties. De rechtbank behandelt per jaar circa 170.000 zaken. Omdat de Staat der Nederlanden in Den Haag is gevestigd, beslist de Haagse rechter vrijwel alle (civiele) zaken tegen de Rijksoverheid. Daarnaast heeft de Haagse rechtbank een aantal bijzondere bevoegdheden. Zo is de rechtbank bijvoorbeeld als enige bevoegd in octrooizaken, militaire ambtenarenzaken, zaken als bedoeld in de Wet Internationale Misdrijven en de overlevering van verdachten aan de bijzondere VN-tribunalen en het Internationaal Strafhof. Er werken circa 220 rechters. Zij worden bijgestaan door ruim 700 gerechtsambtenaren (gerechtsjuristen, administratief medewerkers en medewerkers van de bedrijfsvoering). De rechtbank is onderverdeeld in 15 teams. Daarvan zijn 12 teams aangeduid als juridisch team. Deze teams – bestaande uit rechters, gerechtsjuristen en administratief medewerkers – zijn belast met de uitvoering van het primair proces. Samen werken we aan een rechtvaardige samenleving, ieder vanuit onze eigen kracht.