Secretaresse

LocatiesIVO Rechtspraak
FunctiegroepSecretarieel
CarrièreniveauMedior
OpleidingsniveauHboMbo
DienstverbandFulltime
ContracttypeTijdelijk, met uitzicht op een vast contract
Uren32 tot en met 36 uur
Uitgelichte functieJa
Stad informatieLocatie Utrecht

Wat je gaat doen

IVO Rechtspraak is de eigen Informatie-voorzienings-organisatie (IV) van de Rechtspraak, die zorgt voor de ontwikkeling, het beheer, onderhoud en support van alle netwerken en applicaties van de Rechtspraak. Het gaat om bijna 12.000 werkplekken en ruim 200 applicaties. Goede digitale informatievoorziening staat hoog op de agenda bij de bestuurders van de Rechtspraak.

We zijn op zoek naar een secretaresse die zal worden ingezet ter ondersteuning van twee IV-portefeuillehouders: Toezicht en Civiel/Bestuur. Er zijn in totaal 4 portefeuilles: Civiel/Bestuur, Straf, Familie & Toezicht, en Bedrijfsvoering. De portefeuillehouders zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse besturing van de betreffende IV-portefeuille. Mogelijk ga je ook de teamleider communicatie ondersteunen.

Samen met je collega portefeuillesecretaresse ben je verantwoordelijk voor het verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning van portefeuillehouders bij IVO Rechtspraak, dit alles in een ambtelijk en politiek gevoelige en complexe dynamische context . Je werkt hierbij veel samen met de portefeuillesecretarissen. De portefeuillesecretaris ondersteunt de portefeuillehouder inhoudelijk bij de voorbereiding van taken die betrekking hebben op de voortgang en rapportage van projecten en bepaalde diensten en biedt ondersteuning voor wat betreft de sturing van de portefeuille (governance). Hiernaast werkt je ook veel samen met je directie collega’s van het directiesecretariaat.

Werkzaamheden die bij de functie horen:

  • Je voert complex agendabeheer, het in- en extern informeren en informatie uitwisselen over prioriteitsstellingen, de voor de afspraak benodigde (inhoudelijke) informatie en deelnemers, de wijze van afhandeling, e.d.;
  • Je onderhoudt (telefonische) contacten met  (veelal politieke en bestuurlijke) in- en externe instanties en personen over in behandeling zijnde onderwerpen;
  • Je schat binnengekomen correspondentie op belang en urgentie in en voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht eventuele benodigde informatie toe voor de afhandeling;
  • Je ondersteunt de secretaris bij de voorbereiding van uiteenlopende vergaderingen en overleggen, completeert vergaderstukken, voegt relevante achtergrondinformatie toe, attendeert op bijzondere aandachtspunten, verzorgt de verslaglegging indien nodig (op hoofdlijnen) en bewaakt de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
  • Je voert bestellingen in de betreffende portalen en systemen in;
  • Je organiseert mede en faciliteert diverse bijeenkomsten (o.a. heisessies, workshops, uitjes, e.d.);
  • Je bent op de hoogte van de (inhoudelijke) activiteiten van de portefeuillehouders. Je weet wat er speelt, bent alert en speelt proactief in op de verkregen informatie.

Het IV Bestuursbureau

Je bent onderdeel van het team IV Bestuursbureau. Het team ondersteunt primair de IV besturing binnen de Rechtspraak. Kerntaken van het team zijn het directie- en portefeuillesecretariaat, beleid en advies, omgevingsmanagement en communicatie. Het richt zich veelal op ondersteuning van de directie, portefeuillehouders en strategische IV-boards, MT’s en stakeholders.

Wat we je bieden

Om te beginnen een leuke, informele werksfeer. We houden de lijnen graag kort! En je arbeidsvoorwaarden zijn prima geregeld volgens de CAO Rijk. Wat belangrijke punten op een rij:

  • Je salaris is maximaal € 3135 op basis van 36-urige werkweek. Je zit in schaal 7.
    Afhankelijk van omstandigheden mogelijk doorgroei naar schaal 8.
  • Je krijgt een Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,37% over je salaris. Dit is inclusief je vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Je kunt dit budget bijvoorbeeld laten uitkeren of in vrije dagen omzetten. Ook is het mogelijk vrije dagen te sparen.
  • Je houdt werk en privé prima in balans, bijvoorbeeld met de mogelijkheid van 4×9 uur, thuis werken of ouderschapsverlof. Bovendien krijg je 144 vakantie- en 21,6 IKB-uren op basis van een 36-urige werkweek.
  • Je hebt veel doorgroeimogelijkheden. Zeker omdat we alles doen op IT-gebied, van architectuur tot ontwikkeling en beheer. Ook is er alle ruimte om je vakkennis en persoonlijke skills te ontwikkelen.
  • Bij IVO Rechtspraak stimuleren we reizen met het OV! Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je gratis voor je werk reist. Dat is dus inclusief woon-werkverkeer.
  • De functie is voor 36 uur per week. Parttime werken is eventueel bespreekbaar (32 uur). We zoeken wel iemand die in ieder geval op vrijdag kan werken.
  • We vragen een Verklaring Omtrent Gedrag bij indiensttreding

Meer informatie over de arbeidsvoorwaarden vind je op www.p-direkt.nl.

Wat we van je vragen

Je bent klantgericht en je kunt je mondeling en schriftelijk uitstekend uitdrukken. Je bent integer, stressbestendig en hebt voldoende leervermogen om snel wegwijs te worden in onze organisatie. Bestuurlijke sensitiviteit, senioriteit en zelfstandigheid in het uitvoeren van secretaressewerkzaamheden is gezien de complexe, bestuurlijke en dynamische omgeving een must.  

Om deze functie op goed niveau te kunnen uitoefenen, heb je ook nog:

  • Mbo/hbo werk- en denkniveau
  • Meerdere jaren relevante werkervaring (in een complexe, bestuurlijke en dynamische omgeving)
  • Een uitstekende beheersing van het Nederlands

De functie zal mede met jouw hulp verder vormgegeven worden.

Interesse?

Zoek jij inhoudelijke veelzijdigheid en uitdaging en wil je een bijdrage leveren aan het functioneren van de rechtsstaat? Dan is deze functie bij de Rechtspraak iets voor jou. Solliciteer direct via onderstaande button.

Heb je eerst nog vragen? Neem contact op Peter Versteeg, HR-adviseur, via 06 3168 4603.

IVO Rechtspraak
Uniceflaan 1
3527 WX  Utrecht

Vanwege de Corona-crisis, kan het zijn dat een deel van de procedure online verloopt of iets langer duurt dan normaal.