Directiesecretaresse

LocatiesIVO Rechtspraak
FunctiegroepSecretarieel
CarrièreniveauSenior
OpleidingsniveauHbo
DienstverbandFulltime
Uren32 tot en met 36 uur
Stad informatieUniceflaan 1 Utrecht
ContracttypeTijdelijk, met uitzicht op een vast contract

Wat doe je als Directiesecretaresse bij IVO Rechtspraak?

Als directiesecretaresse verleen je secretariële en logistiek/-administratieve ondersteuning aan een of meer directieleden en het directieteam. Samen met je collega secretaresses, secretarissen en adviseurs creëer je ruimte voor de directeuren en het directieteam en ontzorg je om de zaken soepel te laten verlopen. Je stelt prioriteren, bewaakt grenzen en adviseert hierover.

Je bent daarom klantgericht en je kunt je mondeling en schriftelijk uitstekend uitdrukken. Je bent integer, stressbestendig en hebt voldoende leervermogen om snel wegwijs te worden in onze organisatie. Bestuurlijke sensitiviteit, senioriteit en zelfstandigheid in het uitvoeren van secretaresse en overige werkzaamheden is gezien de complexe, bestuurlijke en dynamische omgeving een must. Je bent de spin in het web binnen het team en ook in hectische tijden houd jij je hoofd koel en kan je hoofd van bijzaken onderscheiden.

Heel concreet bestaat je werk uit de volgende activiteiten:

  • Je voert het complete agendabeheer, het in- en extern informeren en informatie uitwisselen over prioriteitsstellingen, de voor de afspraak benodigde (inhoudelijke) informatie en deelnemers, de wijze van afhandeling, e.d.
  • Je onderhoudt (telefonische) contacten met (o.a. politieke en bestuurlijke) in- en externe instanties en personen.
  • Je schat binnengekomen email / correspondentie op belang en urgentie in en voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht eventuele benodigde informatie toe voor de afhandeling.
  • Je ondersteunt bij voorbereidingen van uiteenlopende vergaderingen en overleggen, completeert vergaderstukken, voegt relevante achtergrondinformatie toe en attendeert op bijzondere aandachtspunten;
  • Je voert bestellingen in de betreffende portalen en systemen in.
  • Je organiseert mede en faciliteert diverse bijeenkomsten (o.a. heisessies, workshops, uitjes, e.d.).

Wat je werk nog interessanter maakt: bij IVO Rechtspraak zitten we midden in een verandertraject waarbij we nieuwe werkvormen implementeren. Het verandertraject is ook van invloed op de verdere professionalisering van jouw functie. Je geeft daar zelf proactief invulling aan.


Wat we je bieden

Om te beginnen een leuke, informele werksfeer. We houden de lijnen graag kort! En je arbeidsvoorwaarden zijn prima geregeld volgens de CAO Rijk. Wat belangrijke punten op een rij:

  • Je salaris is minimaal €2.817 en maximaal € 3.782 op basis van 36-urige werkweek (afhankelijk van je kennis en werkervaring) je zit in schaal 8.
  • Je krijgt een Individueel Keuze Budget (IKB) van maximaal €619 bruto per maand (16,37%). Dit is inclusief je vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Je kunt dit budget bijvoorbeeld laten uitkeren of omzetten in vrije dagen.
  • Je houdt werk en privé prima in balans, bijvoorbeeld door thuis te werken, de mogelijkheid van 4×9 uur of ouderschapsverlof. Er zijn talloze vergoedingen voor het inrichten van je thuiswerkplek.
  • Je krijgt 26 vakantiedagen op basis van een 36-urige werkweek.
  • Binnen de IVO Academy krijg je alle ruimte en is er volop aandacht voor jouw persoonlijke én vakinhoudelijke ontwikkeling.
  • Bij IVO Rechtspraak stimuleren we reizen met het OV! Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je gratis voor je werk reist.
  • Je pensioen is goed geregeld via het ABP.
  • Je krijgt in eerste instantie een jaarcontract. Functioneer je goed, dan wordt dit een contract voor onbepaalde tijd.
  • Bij IVO heb je allerlei gezellige uitjes, zoals een teamdag, zomerbarbecue, donderdagmiddagborrel en eindejaarsfeest.

Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden vind je op www.p-direkt.nl.

Wat we van je vragen

Dit zijn de dingen waar je volgens het ideaalplaatje aan voldoet:

  • Je hebt HBO werk- en denkniveau
  • Je hebt minimaal vijf jaar werkervaring
  • Je kunt goed uit de voeten met Microsoft Office, maar weet ook makkelijk je weg te vinden in andere applicaties
  • Je spreekt en schrijft goed Nederlands
  • Je bent servicegericht, proactief, assertief
  • Je bent minimaal 32 uur beschikbaar. Werktijden in overleg met manager/collega’s, maar in ieder geval is woensdag of vrijdag een vaste werkdag.

Kom je bij ons werken, dan vragen we ook altijd een Verklaring Omtrent Gedrag.

Interesse?

Is een baan als Directiesecretaresse bij IVO Rechtspraak iets voor jou? Reageer dan direct via onderstaande button.

Meer weten? Bel Peter Versteeg, HR-adviseur, 06 31 68 46 03.

IVO Rechtspraak
Uniceflaan 1
3527 WX Utrecht