Coördinator procesoptimalisatie IV, team BO&A

Wat ga je doen?

De unit Informatievoorziening (IV) leidt en begeleidt uiteenlopende digitaliseringsprojecten en adviseert de organisatie over uiteenlopende IV-ontwikkelingen. Binnen de organisatie hebben zij een spilfunctie op het gebied van informatiemanagement en daar waar nodig ondersteunen zij de organisatie bij de digitale transitie. Het optimaliseren van de (IV-)werkprocessen vormt een belangrijk onderdeel daarbij.

Unit IV bestaat op dit moment uit zes medewerkers en we zoeken uitbreiding omdat er veel werkzaamheden op gebied van informatievoorziening op de rechtspraak en de rechtbank Den Haag afkomen. De unit bestaat uit drie (senior) adviseurs, een implementatiecoördinator digitalisering, een medewerker middelenbeheer en een meewerkend unithoofd. Sinds begin 2023 is procesoptimalisatie binnen de rechtbank een belangrijk onderwerp. We willen bereiken dat processen efficiënter uitgevoerd kunnen worden en we daarmee tijdiger, transparanter en toegankelijker kunnen rechtspreken.

Vanwege deze doelstelling beginnen we met procesoptimalisatie bij de teams die zich actief bezighouden met rechtspreken, de zogenaamde ‘primaire procesteams’. Op termijn zullen de werkzaamheden zich ook uitbreiden naar de teams binnen de rechtbank die de bedrijfsvoering van de rechtbank voor hun rekening nemen (waaronder P&O, Financiën, Facilitair, Front, Communicatie) en de bijbehorende bedrijfsvoeringsprocessen.

Twee (senior) adviseurs gaan zich fulltime richten op procesoptimalisatie en wij zoeken iemand die dit kleine subteam wil versterken. De rolverdeling wordt in nader overleg besproken en ook is er ruimte om gaandeweg te ontdekken wat werkt. Procesoptimalisatie is niet nieuw binnen de rechtbank, maar er is nu gelegenheid om dit een boost te geven, waarbij geëxperimenteerd kan worden met verschillende werkwijzen en rolverdelingen. Wat wel vastligt is dat er met behulp van brownpapersessies of workshops bij de verschillende primaire procesteams de huidige processen en hun knelpunten worden besproken waarbij zichtbaar wordt wat de mogelijke versnellingen/ verbeteringen in het proces kunnen zijn. Er wordt gebruik gemaakt van Lean Six Sigma. Per primair procesteam zullen verschillende sessies en acties nodig zijn, al naar gelang de grootte van het proces en de ambities die er liggen. Hierin speelt het subteam procesoptimalisatie een adviserende, motiverende en faciliterende rol. Zij moet het team adviseren over de aanvliegroute en zoveel mogelijk faciliteren en ondersteunen bij het werken volgens de nieuwe werkwijze. Onderdeel van deze ondersteuning is het beschrijven en vastleggen van het nieuwe proces in BPMone, wat één van de adviseurs voor zijn rekening neemt.

Wat we zoeken is een enthousiaste medewerker die goed kan communiceren, die met energie aan de slag gaat en inzicht heeft in wat er wanneer moet gebeuren en niet bang is om dit duidelijk te maken. We zoeken iemand die een trekkersrol op zich kan nemen bij de teams en die tegelijkertijd zorgt dat de twee adviseurs waarmee nauw wordt samengewerkt overzicht kunnen behouden naast hun inhoudelijke werkzaamheden. Omdat het nog een subteam in opbouw is, vinden we het daarbij fijn als er iemand bij ons team komt die met een open mind naar de werkzaamheden en de rolverdeling kan kijken en flexibel is in het oppakken van voorkomende werkzaamheden. Uiteraard is samenwerken en goed communiceren hierbij belangrijk.

Het cluster Bestuursondersteuning en –advisering (BO&A) maakt onderdeel uit van het MT-bedrijfsvoering en draagt bij aan de maatschappelijke functie van de rechtspraak door het primaire proces, leidinggevenden en het gerechtsbestuur te ondersteunen en te adviseren. Hierin fungeert het cluster als kritisch klankbord en bewaken wij de kwaliteit van dienstverlening en werkprocessen. De unit IV maakt deel uit van het cluster BO&A. Als BO&A staan wij voor samenwerking, collegialiteit en integraal denken en adviseren. Wil je dit samen met ons verder brengen en nog meer inzetten op de onderlinge verbanden, dan is dit een mooie uitdaging.

Rechtbank Den Haag draagt zorg voor integere, tijdige en effectieve beslechting van geschillen, berechting van strafbare feiten en toezicht op curatoren, bewindvoerders en mentoren van kwetsbare personen en organisaties. De rechtbank behandelt per jaar circa 170.000 zaken. Omdat de Staat der Nederlanden in Den Haag is gevestigd, beslist de Haagse rechter vrijwel alle (civiele) zaken tegen de Rijksoverheid. Daarnaast heeft de Haagse rechtbank een aantal bijzondere bevoegdheden. Zo is de rechtbank bijvoorbeeld als enige bevoegd in octrooizaken, militaire ambtenarenzaken, zaken als bedoeld in de Wet Internationale Misdrijven en de overlevering van verdachten aan de bijzondere VN-tribunalen en het Internationaal Strafhof. Er werken circa 220 rechters. Zij worden bijgestaan door ruim 700 gerechtsambtenaren (gerechtsjuristen, administratief medewerkers en medewerkers van de bedrijfsvoering). De rechtbank is onderverdeeld in 15 teams. Daarvan zijn 12 teams aangeduid als juridisch team. Deze teams – bestaande uit rechters, gerechtsjuristen en administratief medewerkers – zijn belast met de uitvoering van het primaire proces. Samen werken we aan een rechtvaardige samenleving, ieder vanuit onze eigen kracht.