“Met prototyping ontstaat een oplossing vanzelf”

22/07/2020 #vandeinhoud

Requirements boven water
Als informatieanalist moet je de requirements van stakeholders boven water zien te krijgen. Wat is belangrijk voor ze, hoe ondersteun je hun werkprocessen het beste? Dat is voor mij de uitdaging. Zo kreeg ik augustus vorig jaar de vraag om rechter-commissarissen te helpen de prestaties van curatoren beter in beeld te krijgen. Dat is één soort stakeholder, maar wel met verschillende behoeften. Want de rechter-commissarissen zijn verdeeld over elf rechtbanken, elk met hun eigen manier van werken.

Op zoek naar de juiste manier
Bij een faillissement is het doel zo veel mogelijk schulden betaald te krijgen. Daarvoor wordt een curator benoemd, die wikkelt het faillissement af. Een rechter-commissaris houdt toezicht op de afwikkeling. De curator moet iedere drie maanden via een toezichtsysteem rapporteren over wat er is gebeurd. De rechter-commissarissen willen aan de hand van de cijfers uit het systeem de prestaties van de curatoren meten. Dat kun je op verschillende manieren doen, maar wat werkt het beste voor alle elf rechtbanken? Die vraag bleek niet makkelijk te beantwoorden.

Gebruikers interviewen
Ik heb toen mensen bij drie rechtbanken geïnterviewd: hoe werken jullie met meetpunten? Op basis daarvan en een eerdere businessanalyse ben ik met Power Pivot in Excel aan de gang gegaan om een prototype van een dashboard te maken. Daarin hebben we de belangrijkste meetpunten voor de rechter-commissarissen tot leven gebracht. In november hebben we het prototype met de KPI’s voor het eerst gepresenteerd. Dat werkte meteen goed. ‘Leuk, maak er maar iets moois van’ was de reactie.

Enthousiaste ontvangst
Na nog wat verder ontwikkelen zijn we het dashboard sinds januari aan het testen bij een aantal rechter-commissarissen. Daarmee hebben ze bijvoorbeeld inzicht in belangrijke KPI’s als de efficiency rate, dat zijn de kosten en baten van de curator, en de recovery rate, dus hoeveel schulden zijn voldaan, maar ze kunnen ook dingen als de duur van de afhandeling zien. De gebruikers zijn erg enthousiast en vertellen dat ook door aan hun collega’s.

Iedereen op één lijn gekregen
Prototyping werkt heel flexibel, daarmee is het dashboard eigenlijk vanzelf ontstaan. We moeten er nog wel wat aan sleutelen, zo willen we het dashboard overzetten naar PowerBI zodat het mee verandert met wijzigingen in het bronsysteem. Maar het belangrijkste is dat we alle rechter-commissarissen op één lijn hebben gekregen. Een mooie bijvangst is dat je door prototyping nauw contact hebt met gebruikers. Dat heeft meerwaarde, je begrijpt beter wat ze nodig hebben.

Enrico Scipio (52 jaar) is van huis uit softwareontwerper. Binnen IVO Rechtspraak maakte hij de overstap naar de rol van informatieanalist. Ontwerpen deed hij graag, maar ook in zijn nieuwe rol is Enrico helemaal happy. “Als analist sta je veel dichter bij de business dan als ontwerper. Je krijgt een beter beeld van wat gebruikers willen. Dat vind ik erg interessant.”