Digitaal werkdossier zorgt voor online synergie bij de Rechtspraak

04/05/2021 IVO

De wereld van de Rechtspraak ziet er totaal anders uit dan enkele decennia geleden. De samenleving heeft in toenemende mate behoefte aan efficiënte informatie-uitwisseling met de Rechtspraak. Een optimale en vitale ICT-ondersteuning is hierbij onmisbaar.

Iedere Nederlander krijgt gemiddeld één keer in zijn leven te maken met de Rechtspraak. Bijvoorbeeld door zelf een zaak te starten, vanwege een echtscheiding of het feit dat iemand voor de rechter wordt gedaagd. Ook als slachtoffer, getuige of deskundige kan je betrokken raken bij een rechtszaak. In Nederland werd er in 2020 door 2562 rechters en raadsheren in 1,37 miljoen rechtszaken uitspraak gedaan. IVO Rechtspraak – de landelijke IVT-dienstverlener voor de Rechtspraak- begrijpt als geen ander het belang van een optimale digitale ondersteuning hierbij. Met goede kennis van de Rechtspraak en haar werkprocessen biedt deze dienst optimale ICT-oplossingen voor vitale werkzaamheden, waarbij de focus ligt op ontzorgen en het vergroten van de effectiviteit.

Papierwinkel

De Rechtspraak werkt in steeds grotere mate digitaal maar dat heeft voornamelijk betrekking op de administratie rond rechtszaken, zoals de (proces-)administratie van zaken of publicaties van de uitspraak. De dossiers waarover de rechtszaken gevoerd worden zijn in mindere mate gedigitaliseerd. In de gerechtelijke wereld bestaat nog een behoorlijke afhankelijkheid van papieren dossiers. En soms moeten deze werkdossiers in meervoud beschikbaar zijn voor de betrokken partijen. Bij een meervoudige kamer van rechters bijvoorbeeld, moet het dossier niet alleen voor de beide teams van advocaten maar ook voor de Rechtspraak in meervoud beschikbaar zijn. En met elf rechtbanken en vier hoven die ieder bestaan uit verschillende afdelingen  – die op hun beurt weer bestaan uit eigen teams (waarbij de grotere er meer dan tien hebben) – verzamelt het gerechtelijk apparaat een enorme papierwinkel van werkdossiers. IVO Rechtspraak vindt dat niet meer van deze tijd.

Digitalisering

Daarom is de Rechtspraak sinds een aantal jaar bezig om zijn werkdossiers te digitaliseren. Eén van de eisen voor het systeem dat hiervoor wordt gebouwd, is dat het qua bruikbaarheid minstens equivalent is aan de papieren werkdossiers. Het systeem moet daarnaast aan een belangrijke ergonomische eis voldoen, namelijk dat het op iedere digitale drager moet werken ongeacht besturingssysteem of locatie. Van laptop tot tablet en alles daar tussenin, dus. De dossiers moeten natuurlijk ook veilig zijn. Zo zijn ze bijvoorbeeld uitsluitend web-based beschikbaar zodat documenten niet zomaar als bestand opgeslagen kunnen worden op laptops, wat de kans op datalekken verkleint.  Verder moet het digitale dossier voldoen aan hetzelfde niveau van cognitieve ergonomie als papieren dossiers. Op een tablet moet het arceren van tekst met een pen bijvoorbeeld tot de mogelijkheden behoren, net als het plaatsen van digitale stickers. Ook moeten er ‘groepjes’ van documenten gemaakt kunnen worden, net zoals je met papier stapels kan maken, en moet er een editor zijn ingebouwd om samenvattingen en linkjes te maken naar specifieke pagina’s van documenten in soms erg dikke dossiers.

Continuous delivery

IVO Rechtspraak koos ervoor dit systeem op basis van Red Hat OpenShift te bouwen. Een externe leverancier werd ingeschakeld om de toepassingen die daarvoor nodig waren op het OpenShift container applicatieplatform te bouwen. Daarbij werd voor een andere benadering gekozen dan in het verleden: het project werd namelijk gerealiseerd volgens een systeem van continuous delivery, zo vertelt Caspar van Ruth, projectmanager digitalisering van IVO Rechtspraak:

Onze organisatie was gewend nieuwe releases van mijlenver aan te zien komen, en moest nu ineens naar een manier van werken waarin gedurende ‘sprints’ van twee weken meerdere nieuwe functionaliteiten in productie kwamen. Dat was een behoorlijke omschakeling in het begin, maar nu vindt iedereen deze manier van werken fantastisch. We hebben namelijk gezien dat het heel snel zijn vruchten afwerpt in de vorm van concrete, bruikbare systemen die in de praktijk getest kunnen worden door gebruikers en met gaandeweg steeds meer functionaliteiten.

IVO Rechtspraak koos ervoor om eerst één specifieke zaakstroom binnen één van de bestuursrechtelijke onderwerpen te digitaliseren. Die van de asiel- en bewaringprocedures. Deze benadering is anders dan digitaliseringstrajecten hiervoor, zo verteld Van Ruth: “In feite hebben we het proces omgekeerd. We zijn van klein naar groot gaan werken in plaats van te streven naar het opleveren van een allesomvattend product, dat bijna alle applicaties van het gerechtelijke apparaat moet vervangen.”

Van klein naar groot

Eerst werd een eerste Minimum Viable Product (MVP) opgeleverd met genoeg features om in de praktijk mee te kunnen testen. Dit persoonlijke digitale informatiesysteem werd vervolgens in een pilot met 10 personen getest, zij konden individueel gaan werken met de eigen digitale zaken. De feedback van de deelnemers is gebruikt om het systeem gaandeweg uit te bouwen tot het ook geschikt was voor digitaal samenwerken met collega’s. Hiervoor moesten features worden toegevoegd, bijvoorbeeld om gebruikers in staat te stellen in één document samen te werken en aan hen een overzicht te tonen van alle zaken op de eigen zittingen. De nieuwe versie werd een jaar later waarna het in een nieuwe pilot door 40 mensen werd gebruikt. De resulterende feedback werd wederom gebruikt om het systeem uit te bouwen tot het geschikt was voor nog grootschaliger gebruik. Die versie werd in april vorig jaar gelanceerd, waarmee een belangrijke stap was gezet om in de toekomst de papieren dossiers digitaal te ontsluiten.

OpenShift

De uitdaging bij deze manier van werken is dat er steeds meer applicaties met elkaar gekoppeld moeten worden. “Vorig jaar zijn er veel nieuwe functionaliteiten gelanceerd en applicaties gekoppeld. Er zijn namelijk meerdere applicaties, die verschillen per rechtsgebied, in gebruik”, vertelt Van Ruth. “Het systeem moet vanaf dit jaar in staat zijn om in plaats van twee applicaties een stuk of 20 verschillende applicaties aan elkaar te koppelen om alle bestanden en zaak- en zittingsgegevens te ontsluiten aan gebruikers. Daarom is de architectuur uitgebreid met een koppelvlak, waarmee al die verschillende toepassingen en gegevens met elkaar geharmoniseerd kunnen worden. Ook hier leent Red Hat OpenShift zich uitstekend voor.”

Synergie

Op dit moment zijn er drie ontwikkelaars betrokken bij het Digitaal Werkdossier-team aldus Van Ruth. “Het is mooi om te zien hoe mensen met totaal verschillende opdrachten, kennisgebieden en specialisaties zoals continuous delivery en DevOps, gaan samenwerken aan hetzelfde doel. Het ene moment zit je nog met elkaar in een zaal workshops te doen om elkaar te leren kennen en drie jaar later hebben we een enorm product opgeleverd waar rechters, raadsheren en juridisch medewerkers in de Rechtspraak allemaal gebruik van willen maken. Zeker in het licht van de beperkingen die de coronacrisis ons geeft. Het digitale werkdossier voorziet namelijk ook echt in de behoefte om zaken vanuit huis te kunnen behandelen en het brengt het Nieuwe Werken naar de Rechtspraak.”

 

Zie jij jezelf ook aan de slag gaan als ontwikkelaar bij IVO Rechtspraak, kijk dan vooral even op onze werkenbij site.